Документы для найма работников

Какие документы нужно оформлять при найме работников?

Рассказываем, как принять нового работника в штат, о документах и отчетности, которые нужно оформить в связи с этим работодателю.

При трудоустройстве на новое место сотрудник должен принести свои документы: диплом об образовании, трудовую книжку, ИНН, СНИЛС.

Трудовой договор

Документ оформляется не позднее трех рабочих дней с момента, как сотрудник приступил к исполнению обязанностей. В трудовом договоре прописываются условия работы (они могут отличаться в зависимости от деятельности предприятия и должности работника):

• зарплата (в том числе премии);

• режим рабочего времени;

• характер работы;

• круг обязанностей;

• график работы;

• график отпусков.

Договор оформляется в двух экземплярах: один выдается на руки работнику, второй остается в отделе кадров.
Важно! Если сотрудник работает без трудового договора (или документ оформлен неправильно), работодателю грозит штраф: до 10 000 руб. для индивидуальных предпринимателей и до 100 000 руб. – для юридических лиц.

Локальные акты

Обязательны для организаций с доходом более 120 млн руб. в год и штатом более 15 сотрудников.

Локальные акты регулируют:

• правила внутреннего трудового распорядка;

• должностные инструкции;

• положения об оплате труда;

• положения об охране труда;

• использование персональных данных персонала.

Новый сотрудник должен быть ознакомлен с локальными актами (под подпись).

Организации и ИП, которые признаны микропредприятиями (менее 15 сотрудников в штате и доход ниже 120 млн рублей в год) могут отказаться от локальных актов и перейти на упрощенный кадровый учет.

Такие предприятия вправе не вести:

• правила внутреннего трудового распорядка;

• график сменности;

• положения об оплате труда, премировании и другие акты.

Обязательное условие – это  заключение со всеми сотрудниками типовых трудовых договоров. Здесь можно посмотреть шаблон типового трудового документа, соответствующий законодательству.

Отчетность по страховым взносам
При трудоустройстве работника по трудовому договору или по договору ГПХ работодатель обязан платить за него страховые взносы (на пенсионное, обязательное медицинское и социальное страхование, на травматизм) и сдавать соответствующую отчетность.

После объединения Фонда социального страхования с Пенсионным фондом  в Социальный фонд России страховые взносы платятся на единый налоговый счет. Старые формы отчетности отменены, теперь действует объединенный отчет по форме ЕФС-1, который работодатель направляет в территориальные органы СФР.

Сдавать его нужно не позднее 25-го числа каждого месяца. Шаблон отчета по страховым взносам можно посмотреть здесь.  Расчет по страховых взносам необходимо направлять в налоговую инспекцию.