Документооборот для ИП. Инструкция по применению

Документооборот – это движение документов в компании от создания/получения до логического завершения. Он помогает контролировать исполнение, отправление адресату, архивирование и прочие этапы.

Бизнес имеет дело с тремя основными потоками документации:

• Внутренний документооборот;

• Документооборот с контрагентами;

• Документооборот с госорганами.
  

Строгих правил регистрации и хранения документов нет. Первичная и учетная документация хранится до 5 лет. Минимальные правила регистрации документов следующие: номер каждого документа должен быть уникальным, а нумерация - в порядке возрастания.

Предпринимателям система документооборота необязательна, но поможет навести порядок в бумагах и не потерять их, а также ускорить подготовку отчетов и степень готовности к проверкам.

Прежде всего надо создать систему регистрации, сбора и хранения бухгалтерских документов. Первичные документы подтверждают совершение сделки и исполнение обязательств, они нужны для отчётности. На их основе можно уменьшить суму налога. Документы также может запросить налоговая при проверке контрагентов. Хранить нужно оригиналы бумажных документов с «мокрой подписью» или электронные документы, заверенные цифровой подписью.

ВАЖНО: Сканы или копии бумажных документов не подходят.

Самые распространенные виды первичных документов:

·       Акт выполненных работ или оказанных услуг;

·       Универсальный передаточный документ;

·       Кассовый ордер;

·       Товарная накладная;

·       Платежное поручение

·       Кассовый чек.

Законом перечень первичных документов не определен, но есть требования к их реквизитам.

В документе обязательно должны быть:

·             Название документа;

·             Дата;

·             Наименование ип или юридического лица

·             Содержание факта хозяйственной жизни;

·             Единицы измерения (штуки, суммы);

·             Перечислены должностные лица и ответственные за сделку или операцию;

·             ФИО ответственных лиц и их подписи, если необходимо.

Регистрировать документы можно в специальных журналах, офисных приложениях или в специальной системе электронного документооборота (СЭД).

Документооборот бывает двух видов: бумажный и электронный

Бумажный документооборот - надежный и удобный вариант для локального бизнеса с небольшим оборотом. Документы регистрируются в журналах и хранятся в специальных папках. Обычно этим занимается ответственное лицо: сам предприниматель, секретарь, или другой сотрудник. Бумажный документооборот оправдан, когда контрагенты также не перешли на электронный.

Плюсы:

·       Бесплатно;

·       Не нужен интернет;

·       Не нужно обучать сотрудников.

Электронный документооборот (ЭДО). Его планируется постепенно внедрять в деятельность всех организаций и ИП. Уже разработаны типовые сценарии комфортного введения электронного документооборота для компаний малого и среднего бизнеса. 

В среднем, на переход от бумажного к ЭДО уходит не более четырех недель.

Первый шаг - выбор оператора. Он должен быть включен в специальный реестр.

Второй шаг - выпуск электронной подписи и подключение сотрудников.

Третий шаг – тестовый период, обучение сотрудников.

Четвертый шаг – внедрение ЭДО в работу с контрагентами.

 Плюсы электронного документооборота:

·            Автоматизация бизнес-процессов;

·            Надежная система хранения документов;

·            Оперативность получения документов;

·            Прозрачность бизнес-процессов и повышение исполнительской дисциплины;

·            Удобство при дистанционной работе;

·            Взаимодействие со многими сервисами от государства возможно только при помощи ЭДО;

·            Участие в госзакупках;

·            Экономия на канцелярских, почтовых/курьерских расходах.

 Чтобы предпринимателю можно было оценить эффективность введения электронного документа оборота, создан специальный калькулятор