Как оформить отпуск сотруднику по всем правилам

Все штатные работники имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Как правило, это 28 календарных дней за полный отработанный год, которые можно взять сразу полностью или частями. Главное, хотя бы одна из частей не должна быть меньше 14 дней. На время отпуска работнику сохраняют рабочее место и средний заработок.

Процедура оформления отпусков описана в Трудовом кодексе и она начинается с составления графика отпусков на следующий год. График нужно разработать и утвердить до середины декабря. Микропредприятия могут не составлять график и оформлять отпуска соглашениями между работником и работодателем. График можно составить по форме Т-7

По негласному правилу, работодатель сначала собирает у работников желаемые даты отпусков, с учетом взаимозаменяемости сотрудников, сроков сдачи отчетности, производственных процессов. Работодатель может составить график по своему усмотрению, но обязан ознакомить сотрудников с ним.

Также придется учитывать, что есть категория работников, которые могут взять отпуск в удобное для себя время вне графика. К ним относятся: несовершеннолетние, родители детей-инвалидов и многодетные родители несовершеннолетних детей (до достижения младшим 14 лет), внешние совместители, беременные женщины, участники боевых действий, жены военнослужащих и пр.

График отпусков помогает избежать работодателю авралов и заранее планировать выплаты, а также избежать случаев, когда все работники хотят уйти в отпуск в одно время. После утверждения, график имеет юридическую силу и обязателен и для сотрудников, и работодателя. Нарушения влекут для работодателя административную ответственность, а для работника – дисциплинарную.

По взаимному соглашению дату отпуска можно передвинуть или даже перенести на следующий год. Передвижка должна быть оформлена заявлением работника и соответствующим приказом.

ВАЖНО: Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд

За две недели до начала отпуска напомните работнику о начале отпуска и оформите приказ. С приказом сотрудник должен ознакомиться письменно.

За три календарных дня до начала отпуска работник должен получить отпускные. Отпускные рассчитываются исходя из средней зарплаты за год или с первого дня работы, если сотрудник работает менее года. Из расчетного периода надо исключить больничные, командировки, отпуска - все что оплачивалось по среднему заработку или не оплачивалось вовсе.

С отпускных предпринимателю надо уплатить НДФЛ и страховые взносы.

Отпуск может быть продлен, если на период отпуска выпадает праздник или сотрудник ушел на больничный.

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. При этом остаток отпуска должен быть предоставлен по выбору работника в удобное для него время в этом году или перенесен на на следующий рабочий год.

Материал по теме: Кто может отпуск за свой счет и как его правильно оформить