Как передать дела ключевого сотрудника без потерь и рисков

Уход сотрудника с ключевой должности иногда становится проблемой для компании и грозит срывом сроков, потерей клиентов, ростом нагрузки на команду и рисками для информационной безопасности. Плюс это влечет за собой затраты на поиск и адаптацию нового специалиста.

Особую значимость этот риск имеет в небольших компаниях, где один сотрудник может одновременно вести несколько направлений и быть единственным человеком, знающим, как устроен тот или иной процесс. Поэтому в идеале передавать новому работнику нужно и текущие задачи, и накопленный опыт.

Одна из распространенных ошибок — начинать процесс в последний рабочий день. За несколько часов невозможно разобраться в большом объеме задач, проверить документы и убедиться, что вся необходимая информация действительно донесена, необходимые инструкции получены.

Лучше заранее определить порядок работы: кто принимает дела, какие задачи и материалы нужно передать, в какие сроки и как будет проверен результат. Для этого часто составляют чек-лист.

В него стоит включить:

·       Текущие задачи и их статусы

·       Проекты и ближайшие контрольные точки

·       Данные клиентов, поставщиков и других контрагентов

·       Документы и рабочие материалы

·       Используемые программы и сервисы

·       Регулярные задачи и сроки их выполнения

·       Текущие договоренности и обязательства

·       Проблемные вопросы и возможные риски

Если сотрудник уходит неожиданно, полноценную передачу дел провести сложнее. В такой ситуации в первую очередь нужно обеспечить сохранность рабочих данных, проверить доступы к критически важным системам и определить человека, который временно возьмет задачи на себя.

В ходе передачи могут обнаружиться просроченные или незакрытые задачи, нерешенные вопросы с клиентами, не отраженные в переписке или документах договоренности, задачи, о которых знает только уходящий сотрудник. Такие моменты лучше проговорить и зафиксировать отдельно, определив ответственных и сроки их решения.

Для важных должностей полезно составлять акт или другой внутренний документ о передаче дел. Универсальной формы для этого не требуется: компания может разработать собственный шаблон. В нем можно указать перечень переданных документов, проектов и задач, состояние работы по ним, наличие незакрытых вопросов и замечаний принимающего сотрудника.

Такой документ нужен не только для формальности. Он помогает разграничить ответственность и зафиксировать состояние дел на момент смены работников. Если позднее обнаружится проблема, будет проще определить, когда она возникла и было ли известно о ней при передаче.

Еще один источник риска — корпоративные аккаунты и рабочие системы. Перед уходом сотрудника надо составить список сервисов, которыми он пользовался (корпоративная почта, CRM, учетные программы, облачные хранилища, сервисы аналитики и другие рабочие кабинеты). Права и доступы ушедшего сотрудника надо закрыть.

Если сроки позволяют, на некоторое время полезно организовать совместную работу нового и старого работников параллельно.

Иногда времени на полноценную передачу дел нет. В этом случае сначала необходимо обеспечить непрерывность критически важных процессов. Затем стоит определить временного ответственного и составить перечень неотложных задач. Если частью компетенций обладал только уходящий сотрудник, стоит зафиксировать возникшие пробелы и постепенно восполнять их.

Чтобы не ставить бизнес в зависимость от одного человека и не сталкиваться с сюрпризами после его ухода, необходимо систематически документировать важные процессы по ходу работы. Инструкции, чек-листы и описания типовых операций позволят при необходимости быстрее вводить новых сотрудников и уменьшить влияние отдельного сотрудника на процессы предприятия.

Материал по теме: Контроффер: когда стоит попытаться удержать сотрудника