Переход на электронные транспортные накладные в 2026 году

С 1 сентября 2026 года все участники грузоперевозок должны оформлять электронные транспортные накладные (ЭТрН). Это цифровой аналог бумажного документа, который подтверждает перевозку груза. Документ формируется, подписывается электронной подписью и передается через информационные системы. В налоговом учете ЭТрН подтверждает затраты для исчисления налога на прибыль или налога по УСН «Доходы минус расходы» и право на вычет НДС.

Использование электронного формата актуально для отправителей, перевозчиков, экспедиторов и получателей грузов. Даже небольшие компании могут столкнуться с необходимостью перехода на электронный формат, если их контрагенты уже его используют.

В электронный формат должны быть переведены:

• Транспортные накладные

• Заказы и заявки на перевозку

• Поручение экспедитору

• Экспедиторские и складские расписки

• Транспортные железнодорожные накладные

• Авиационные грузовые накладные

Переход на электронный формат является обязательным и у него есть ряд преимуществ, такие как сокращение времени на обработку документов, снижение количества ошибок.

Благодаря этому компании могут:

·       Быстрее подтверждать факт перевозки

·       Оперативнее проводить расчеты с контрагентами

·       Сокращать расходы на бумагу и хранение документов

·       Сделать процесс перевозки более прозрачным

·       Упростить поиск необходимых документов при проверках

В общем виде процесс выглядит следующим образом:

1.              Отправитель формирует транспортную накладную в электронном виде. В нее вносятся сведения о грузе, сторонах перевозки, транспортном средстве, водителе, маршруте и условиях доставки.

2.              Документ передается участникам перевозки через оператора информационной системы.

3.              Участники проверяют данные и подписывают документ электронной подписью на каждом этапе перевозки.

4.              Участники могут отслеживать статус документа в сервисе оператора ИС ЭПД

5.              Документооборот по перевозке считается завершенным, когда все обязательные титулы оформлены и подписаны. Информация сохраняется в электронном архиве.

Чтобы работать с ЭТрН, компании необходимо подготовить несколько элементов.

Электронная подпись. Она должна быть квалифицированная. Также сотрудникам потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД), с помощью нее они смогут подписывать документы от имени организации.

Получить ЭЦП и машиночитаемую доверенность можно через специальные сервисы на МСП.РФ.

Доступ к информационной системе (ИС ЭПД). Реестр ее операторов определен Минтрансом РФ.

Система, интегрированная с учетными программами. Для обмена документами используется специальное ПО или сервис электронного документооборота.

Выстроенные внутренние процессы. Необходимо, в частности, определить, кто отвечает за оформление документов, проверяет данные, у кого есть право подписи и как будет храниться информация. Кроме того, водителям понадобятся смартфон или планшет с приложением оператора и мобильным интернетом.

Транспортный электронный документооборот сможет функционировать только при подключении всех участников конкретной логистической цепочки. Поэтому подготовку необходимо проводить совместно с основными контрагентами.