Бизнес-карта для ООО и ИП: инструкция по применению

Бизнес-карта – банковская карта, которая привязана к расчетному счету предпринимателя. ИП могут пользоваться ей без ограничений, в том числе для личных нужд, ООО должны использовать бизнес-карту только для нужд компании. Например, директор оплатить свой обед или заправить личный автомобиль бизнес-картой не может, но может оплатить деловой ужин и заправить служебный автомобиль.

Задачи бизнес-карты:

-      Контролировать расходы сотрудников и устанавливать лимиты;

-      Минимизировать работу с наличкой;

-      Улучшать условия работы для сотрудников (можно пользоваться в командировках);

-      Упростить процесс возврата аванса или переплаты;

-      Оплачивать госпошлины, налоги и др.;

-      Разгрузить бухгалтерию.

В первую очередь, надо узнать о возможности и условиях выпуска бизнес-карты в банке, где открыт расчетный счет. Также стоит обратить внимание на стоимость обслуживания, наличие бонусов, кешбэка или процентов на остаток. Также нелишним будет уточнить количество и расположение банкоматов, если планируется снимать наличные.

По запросу банки выпускают несколько бизнес-карт и пользоваться ими могут не только руководитель, но и сотрудники. На каждой карте можно установить лимиты по сумме или на определенные операции. Например, для заправки служебного транспорта.

Все пользователи бизнес-карт в компании, включая директора, должны собирать и сдавать в бухгалтерию чеки, квитанции, акты или другой подтверждающий документ по расходам с карты. Также должны быть оформлены внутренние документы, подтверждающие расходы бизнеса: приказ, смета расходов, авансовый отчет, договор с партнером и пр. Это нужно для подтверждения расходов в налоговой.

За нарушение правил бухучета может быть наложен штраф до 30 тыс. рублей.

Индивидуальным предпринимателям на «упрощенке» «Доходы минус расходы» и на общем режиме налогообложения (ОРН или ОСНО) также надо собирать чеки, чтобы подтвердить расходы и уменьшить сумму налога.

Использовать карту следует в основном для безналичных операций. Регулярное снятие больших сумм может вызвать подозрение у банка или налоговой, что предприниматель выплачивает зарплату «в конверте».