Кадровые документы по-новому: что надо знать о предстоящих изменениях

С 1 января появится трудовые книжки нового образца. При этом старые, оформленные ранее, и вкладыши к ним продолжат действовать. Т.е. работодателям не нужно менять старые книжки всем и сразу.

Не нужны бумажные трудовые книжки и тем, кто трудоустраивается впервые. По закону, теперь им заводят их только в электронном виде. Новые бланки нужны только в случаях, когда трудовую нужно заменить при причине утери или порчи.

Купить трудовую книжку нельзя будет, как раньше, в киоске. Приобрести их смогут только работодатели. Новые бланки получат специальную защиту от подделок, и их изготовители определены Госзнаком.

Изменения будут также и в правилах ведения и хранения, а в самих бланках появятся новые поля для записи. Кадровикам теперь необязательно делать все записи вручную, для этого можно использовать специальные штампы. Например, наиболее распространенная запись – увольнение по собственному желанию.

Еще одно новшество, связанное с кадровыми документами, вступит в силу с 1 марта 2023 года. Оно касается тех документов, которые предприниматель ведет только в электронном виде и не дублирует в бумажном.

Приказом Минтруда определены единые требования к составу и форматам таких документов

• Файл основного документа должен быть в формате PDF

• Приложения могут быть в любых форматах для текстовых, табличных, графических или структурированных данных

• В названии документа и приложения можно использовать только латиницу и цифры

• Электронная подпись основной части и приложения — при наличии

• Машиночитаемая доверенность – при необходимости. Например, если право подписи имеет главный бухгалтер

Также утверждены перечни структурных элементов описания электронного документа и коды документов (кадровых мероприятий) или иных сведений, связанных с работой, оформляемых в письменном виде.

Электронный кадровый документооборот можно вести на сайте «Работа в России», авторизовавшись через «Госуслуги» или другой информационный сервис. Главное – придерживаться единых правил.

Всегда актуальные шаблоны кадровых документов можно найти через сервис «Конструктор документов» на МСП.РФ.