Как не ошибиться при оформлении перевозочных документов в электронном виде

Цифровизация оформления грузоперевозок продолжается уже не первый год. Плоды этой деятельности предприниматели ощущают на себе. Это помогает автоматизировать бизнес-процессы, сокращает время оформления документов, оптимизирует взаимодействие между контрагентами. К тому же электронный документ не теряется и его можно в любой момент предоставить в налоговую или другие органы власти.

Переход к электронным транспортным документам проводится на добровольной основе. Решение о целесообразности и необходимости перехода принимают сами предприниматели. Началось все с того, что в сентябре 2022 года появились цифровые формы следующих документов:

·       Транспортная накладная

·       Заказ-наряд

·       Сопроводительная ведомость

Материал по теме: Электронные транспортные накладные: что надо знать о них предпринимателям

С 1 марта 2023 года список цифровых перевозочных документов пополнился. Теперь предприниматели могут формировать, подписывать и обмениваться в электронном виде договорами фрахтования, путевым листами, заказами и заявками. Их шаблоны, кстати, доступны предпринимателям здесь

Обмен документами необходимо осуществлять через аккредитованных операторов электронного документооборота (ЭДО). Важно, чтобы конкретный оператор информационной системы был включен в реестр на сайте Минтранса. Всего в нем пока 10 представителей.

Схема работы с электронными перевозочными документами в целом виде выглядит следующим образом. Грузоотправитель создает электронную транспортную накладную и отправляет оператору ЭДО. Тот проверяет документ и отправляет его на проверку в соответствующую государственную информационную систему. После проверки документ поступает перевозчику и получателю груза.

Этапы передвижения груза можно отслеживать на каждом из них. Все участники электронного взаимодействия должны подписывать документы электронной цифровой подписью, что еще упрощает взаимодействие сторон. Получить ЭЦП можно через специальный сервис на МСП.РФ