Как выявить и устранить налоговые риски в трудовых отношениях

Контроль за трудовыми отношениями всегда был зоной особого внимания контролирующих органов. Особое внимание уделяется схемам с подменой их гражданско-правовыми договорами, сотрудничеству с самозанятыми, выплатами в конвертах. Бизнесу претензии со стороны ФНС грозят не только доначислением НДФЛ и страховых взносов, но и штрафами, трудовыми спорами и внеплановыми проверками. Поэтому так важно регулярно проводить внутренний аудит.

За последние годы ФНС значительно расширила цифровой контроль. Налоговые органы сопоставляют данные из отчетности, банковских операций, чеков самозанятых, кадровых документов и выплат физическим лицам. Усилилось также и межведомственное взаимодействие: активно работают комиссии и рабочие группы по противодействию нелегальной занятости, которые передают информацию о подозрительных схемах в налоговые органы и трудовую инспекцию.

Наиболее распространенный риск — признание договорных отношений с самозанятыми подменой трудовых отношений. На практике это означает, что даже формально корректный договор не гарантирует отсутствия претензий. Контролирующие органы оценивают не только документы, но и фактический характер отношений между компанией и исполнителем. По оценкам экспертов, один неправильно оформленный самозанятый может обойтись компании более чем в миллион рублей. Это налоги, страховые взносы, штрафы, пени. Особенно высоки риски в случаях длительного сотрудничества с фиксированными ежемесячными выплатами.

Дополнительный риск связан с судебной практикой. Все чаще инициаторами проверок становятся сами исполнители, которые после прекращения сотрудничества требуют признать отношения трудовыми.

Как понять, есть ли риски

Чем раньше бизнес выявит потенциальные проблемы, тем ниже вероятность серьезных финансовых и юридических последствий. Поэтому регулярный аудит договоров и фактических процессов работы становится нормой. Чаще всего внимание проверяющих привлекают ситуации, когда:

·       исполнитель работает только с одним заказчиком;

·       выплаты происходят регулярно;

·       массовые выплаты самозанятым (10 и более);

·       человек подчиняется внутреннему графику;

·       компания контролирует процесс работы, а не результат;

·       сотрудник выполняет постоянную трудовую функцию;

·       исполнитель включен в рабочие чаты и процессы наравне со штатными сотрудниками.

Дополнительным фактором риска считается использование корпоративной инфраструктуры: постоянного рабочего места, техники и оборудования компании, внутренних систем учета и коммуникации (корпоративная почта, CRM и внутренние сервисы). Чем больше таких признаков одновременно присутствует в работе компании, тем выше вероятность претензий со стороны проверяющих органов.

Для снижения рисков предпринимателю важно регулярно анализировать кадровые и договорные документы. Особое внимание стоит уделить договорам ГПХ, актам выполненных работ, должностным инструкциям, переписке с исполнителями, внутренним регламентам, документам по оплате услуг, кадровым приказам и табелям.

Нередко проблема возникает не из-за самого договора, а из-за фактических доказательств трудовых отношений: рабочих графиков, служебных поручений, переписки с руководителями и включения исполнителей в корпоративную структуру.

Полностью исключить риски невозможно, однако их можно существенно уменьшить при правильной организации сотрудничества. Для этого важно:

·       работать на результат, а не на процесс;

·       не устанавливать рабочий график контрагента;

·       не включать исполнителей во внутреннюю кадровую систему;

·       оформлять конкретный объем работ;

·       избегать постоянной ежемесячной нагрузки без изменений;

·       подписывать акты по завершении этапов;

·       сохранять подтверждение самостоятельности исполнителя.

Также безопаснее, когда самозанятый работает сразу с несколькими заказчиками и самостоятельно организует свою деятельность.