Документооборот компании: важные правила для всех

Первые документы у предпринимателя появляются уже в процессе регистрации. По мере развития компании, взаимодействия с партнерами, банками, госорганами, сотрудниками бумаг становится все больше. Возникают резонные вопросы: как и сколько их хранить.

Документы условно можно разделить на регистрационные, кадровые, разрешительные, бухгалтерские. Единожды разобравшись с несложными правилами хранения, процедура документооборота станет для предпринимателя понятной, логичной, а главное удобной. И в любой ситуации можно будет быстро собрать нужный пакет бумаг, найти необходимые реквизиты компании или партнера.

Перечни обязательных документов у организации и ИП отличаются.

Документы ИП:

• паспорт гражданина

• лист записи ЕГРИП. Выписка из реестра делается по мере необходимости

• свидетельство о постановке на учет физического лица в налоговом органе – ИНН. ИНН индивидуального предпринимателя привязан к конкретному человеку, и если ИП закрывается или открывается его вновь, ИНН остается прежним

• уведомление о постановке на учет физического лица в налоговом органе в качестве индивидуального предпринимателя (ОРГНИП). Он указывается как основной реквизит в договорах, платежных документах, формах отчетности. После закрытия бизнеса аннулируется. Для нового бизнеса выдается новый номер

Документы ООО

• Протокол общего собрания или решение единственного учредителя об учреждении общества (документ с которого начинается создание юридического лица)

• Устав ООО с отметкой налоговой о регистрации. Регистрировать и менять устава надо через ФНС. При этом следует хранить не только действующую редакцию, но предыдущие. Типовой устав можно не хранить

• Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе можно назвать паспортом юридического лица. Этот документ содержит ИНН, ОГРН, КПП организации, выдается после регистрации

• Лист записи ЕГРЮЛ выдается после регистрации. Выписку можно получить на актуальную дату в любое время в режиме онлайн, поэтому в бумажном виде хранить необязательно

• Список участников ООО – один из обязательных документов компании с информацией о собственниках организации: ФИО, паспортные данные физлиц и регистрационные данные юрлиц, их адреса, размер доли в уставном капитале и пр.

• Договор об учреждении заключается, когда ООО создается несколькими учредителями. Это также внутренний, но обязательный документ, который регулирует порядок совместной деятельности: размер и долю каждого учредителя в уставном капитале, порядок оплаты взносов и пр. Его надо составить до утверждения устава и регистрации компании. Копии должны хранится у каждого учредителя.

• Подтверждение юридического адреса. Документа конкретно с таким названием нет, но должна быть бумага, подтверждающая право регистрации по адресу: свидетельство о праве собственности, договор аренды или согласие собственника, копия правоустанавливающего документа (для регистрации по домашнему адресу собственника)

• Протоколы общих собраний и решения единственных участников

• Документы о реорганизации и ликвидации

Общие документы:

• Уведомление о присвоении кодов статистики. Оно подтверждает постановку на учет в органах статистики и содержит коды ОКПО, ОКВЭД, ОКАТО и пр. Его нужно получать в территориальном органе статистики

• Извещения (уведомления) о регистрации общества в ПФР и ФСС

По необходимости в зависимости от вида бизнеса могут понадобиться разрешительные документы:

• Лицензии и сертификаты

• Допуск саморегулируемой организации

• Заключения Роспотребнадзора и Госпожнадзора на соответствие помещения установленным требованиям

• Подтверждение подачи уведомления о начале предпринимательской деятельности (второй экземпляр с отметкой или почтовая квитанция)

Кадровые документы

Еще один блок документов появляется с момента найма сотрудников. Часть из них теперь хранится в электронном виде.

К ним относятся:

• Трудовые договоры

• Трудовые книжки

• Внутренние документы компании: положение об оплате труда, штатное расписание, должностные инструкции, графики отпусков, приказы, распоряжения и пр.

• Документы по защите персональных данных работников

Бухгалтерские документы:

• Первичные документы: акты приема-передачи, чеки, накладные и т.д.

• Документы налогового учета: декларации, КУДиР, акты сверки с ИФНС, справки о состоянии расчетов с бюджетом и др.

• Документы сделки: договоры, переписка, расчеты, справки, заключения, счета и иные

• Документы отчетности: регистры учета, балансы, отчеты о прибылях и убытках, учетная политика, декларации и др.

Сколько хранить

Правила хранения электронных документов не сильно отличаются от бумажных: также не допускается повреждение, кража или утрата данных.

Законом определен порядок и сроки хранения документов:

• Регистрационные документы – постоянно или бессрочно. В таком случае после закрытия ИП или ликвидации компании, истечения срока хранения в компании их нужно передавать на хранение в госархив. Удобно иметь под рукой копию полного пакета регистрационных документов.

• Кадровые документы, включая расчеты страховых взносов – до 75 лет

• Бухгалтерские документы – до 5 лет

• Разрешительные документы - не менее 5 лет с даты окончания срока действия. Часть из них бессрочно

Ранее по этой теме: Документооборот для ИП. Инструкция по применению