Облачная касса: зачем она нужна предпринимателю

В 2024 году практически весь бизнес при приеме оплаты от физических лиц должен использовать онлайн-кассу. Исключение составляют предприниматели, которые:

• Ведут деятельность, которая освобождена от ККТ по закону (продажа газет и журналов, мороженого в киосках, разливных безалкогольных напитков, молока и др.)

• Работают там, где нет интернета или электросети

• Применяют патентую систему и оказывают некоторые виды услуг

• Все самозанятые (у них чеки оформляются через приложение)

Одним из видов онлайн-касс является облачная касса. Внешне это выглядит как терминал приема оплаты, с той лишь разницей, что не выдает бумажного чека. Чек формируется в электронном виде и отправляется клиенту на почту или через SMS. Сама «касса» при этом находится в дата-центре оператора.

Такой вариант подходит предпринимателям, которые занимаются интернет-торговлей, перевозками, курьерской доставкой, вендинговой торговлей или оказывают услуги у клиента на дому. У облачных касс есть возможность пробить чек вручную и принять наличную оплату все же можно.

Как подключить

• Выбрать оператора. Сравните цены и условия. Например, есть ли подключение к ОФД и постановку на учет в ФНС

• Заключить договор на аренду облачной онлайн-кассы

• Установить приложение каждому сотруднику, который будет работать с кассой

• Зарегистрироваться в личном кабинете для отслеживания платежей и чеков, формирования отчетов и пр.

• Зарегистрировать кассу в налоговой. Для этого понадобится электронная подпись (оформить можно на МСП.РФ). Нужно также заключить договор с ОФД (потребуется заводской номер кассы).

Плюсы облачной кассы:

Простота использования. Касса может параллельно обрабатывать множество чеков купли-продажи. В личном кабинете можно отслеживать платежи, контролировать работу сотрудников, строить аналитические отчеты.

Безопасность. В такой кассе не хранится наличность, а за сохранность оборудования, своевременное обновление программы отвечает оператор. Также нет простоев из-за поломок.

Экономия на покупке физического кассового оборудования и его обслуживания. Кассовую программу устанавливают на планшет либо смартфон. Не требуется приобретать отдельно ККТ.

Упрощает взаимодействие с налоговыми органами. Информация от облачной кассы передается в ОФД.