Каждый штатный сотрудник компании имеет право на 28 календарных дней отпуска в год (отдельным категориям работников положен отпуск большей продолжительности).
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться ежегодно (статья 122 Трудового кодекса Российской Федерации). Право на оплачиваемый отпуск у работника появляется уже через шесть месяцев непрерывной работы у данного работодателя.
Работодатель должен следить за тем, чтобы сотрудник использовал отпуск: если тот будет работать без отдыха более двух лет подряд, организацию могут оштрафовать (до 5000 рублей – индивидуальных предпринимателей и до 50 000 рублей – юридических лиц).
Как правильно оформляются отпуска?
Для начала подготовьте график отпусков в отношении всех работников, с которыми у вас есть трудовые отношения - он является обязательным как для работодателя, так и для работника (статья 123 Трудового кодекса Российской Федерации).
В графике отпусков целесообразно указывать конкретный период в желаемом месяце использования работником своего права на отпуск (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1). В случае изменения такого периода, по желанию обеих сторон в график могут быть внесены соответствующие изменения.
Хотя бы одна из частей отпуска в графике должна быть не менее 14 календарных дней (статья 125 Трудового кодекса Российской Федерации).
График составляется за две недели до начала следующего года (до 17 декабря текущего года). Здесь можно взять шаблон формы для графика отпусков.
Сотрудников следует ознакомить с графиком под подпись.
Как происходит оформление отпуска:
-
за две недели до отпуска оповестите работника . Подойдет служебная записка, электронное письмо или официальное извещение в двух экземплярах (один – работнику, другой – с подписью работника – отделу кадров);
- за три дня до начала отпуска оплатите отпускные. Если не перевести отпускные вовремя, придется платить компенсацию – 1/150 действующей в это время ключевой ставки Банка России за каждый просроченный день. Если сотрудник по факту просрочки обратится в трудовую инспекцию, предприятие могут оштрафовать (ИП – до 5000 руб., юридическое лицо – до 50 000 руб.);
- уплатите налог с отпускных. На отпускные, как и на любой доход, распространяется подоходный налог;
- внесите данные об отпуске в личную карточку сотрудника (опционально – ведение личных карточек не обязательно для работодателей). Это единственный документ, учитывающий использованные отпуска работника;
- внесите данные об отпуске в табель учета рабочего времени;
- добавьте в график данные о фактически использованном сотрудником отпуске.
