Какие документы нужно оформлять при найме работников

Штатное расписание

До найма работников следует оформить штатное расписание, в котором указывается число работников, их должности и оклады. Подробнее о нем в статье Зачем нужно штатное расписание и как его оформить в разделе «База знаний».  

Локальные нормативные акты

Локальные акты регулируют наиболее важные вопросы, например:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• должностные инструкции;
• положения об оплате труда;
• положения об охране труда;
• положения о персональных данных и другие.

Новый сотрудник должен быть ознакомлен с локальными актами (под роспись).

Организации и ИП, которые относятся к микропредприятиям (менее 15 сотрудников в штате и доход ниже 120 млн рублей в год), могут отказаться от издания большинства локальных актов. Обязательное условие для этого – заключение со всеми сотрудниками типовых трудовых договоров по форме, которая утверждена Правительством Российской Федерации. Заполнить шаблон типового трудового договора можно в сервисе Конструктор документов.

Даже при использовании типового трудового договора рекомендуется издать эти локальные акты:

• Порядок временного перевода работников на дистанционную работу (статья 312.9 Трудового кодекса);
• Порядок обработки персональных данных;
• Положение об охране труда.

Трудовой договор

Документ оформляется не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе. В трудовой договор обязательно включаются условия, перечисленные в статье 57 Трудового кодекса.

Договор оформляется в двух экземплярах: один выдается на руки работнику, второй остается у работодателя.

Важно! Если сотрудник работает без трудового договора (или документ оформлен неправильно), работодателю грозит штраф: до 10 000 руб. для индивидуальных предпринимателей и юрлиц – малых предприятий, а для остальных юрлиц –  до 100 000 руб. (часть 4 статьи 5.27 КоАП).

Документы от работника

У соискателя следует проверить документы, перечисленные в статье 65 Трудового кодекса:

• паспорт;
• трудовую книжку;
• карточку СНИЛС;
• у военнообязанного – военный билет, а у призывника – приписное удостоверение;
• документ об образовании или квалификации (при необходимости);
• медицинскую книжку, справку об отсутствии судимости и другие документы, которые предусмотрены правовыми актами для работников данной категории (не предусмотренные законодательством документы требовать нельзя).

Кроме того, необходимо оформить согласие на обработку персональных данных работника в виде отдельного документа (шаблон есть в Конструкторе документов).

Заявление о приеме на работу теперь не обязательно.

Трудовая книжка

Если работник использует бумажную трудовую книжку, необходимо принять ее на хранение у работодателя и оформить в ней запись о приеме на работу в течение 5 рабочих дней после заключения договора. Правила оформления записей в трудовой книжке утверждены приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».

Если работник перешел на электронную трудовую, он представляет выписку по форме СТД-Р, которую должен оформить предыдущий работодатель.

Новичкам оформлять бумажную трудовую книжку не нужно – вместо нее с 2021 года ведут только электронные трудовые книжки.

Электронная трудовая книжка – это сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже, которые передаются работодателем в составе формы ЕФС-1 в Социальный фонд России и хранятся на его ресурсах.

СНИЛС

Если у поступающего на работу нет индивидуального лицевого счета в системе индивидуального (персонифицированного) учета (СНИЛС), следует подать в отделение Социального фонда России анкету застрахованного лица по форме АДВ-1. Работник может сам подать эту анкету непосредственно в отделении Социального фонда или через МФЦ.

Документы воинского учета

При приеме на работу у военнообязанного нужно проверить военный билет, а у призывника – приписное удостоверение.

На основании этих документов в организации ведется воинский учет – заполняются карточки граждан, подлежащих воинскому учету (форма № 10 приложения № 22 к Инструкции, утвержденной приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700). Индивидуальные предприниматели не обязаны вести воинский учет.

Организациям в течение пяти дней со дня приема на работу следует подать в военкомат сведения по форме из Приложения №2 к Положению о воинском учете (постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719). Это можно сделать лично в военкомате, почтовым отправлением либо через электронный Реестр повесток юридических лиц. За нарушение этого срока грозит штраф от 40 до 50 тысяч рублей (статья 21.4 КоАП).

Документы СОУТ

Документы о проведении специальной оценки условий труда (СОУТ) следует оформить перед наймом работников / в течение 12 месяцев со дня ввода в эксплуатацию вновь организованного рабочего места (Федеральный закон от 28.12.2013 №426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).

Микропредприятия из многих сфер деятельности могут проводить такую оценку самостоятельно, без привлечения независимой аккредитованной организации в соответствии с приказом Минтруда России от 31.10.2022 №699н.

Форма «ЕФС-1»

Представляется в отделение Социального фонда России форму не позже следующего рабочего дня после подписания трудового договора.

При приеме работника нужно заполнить только титульный лист, подразделы 1 и 1.1 раздела 1.

Если у Вас 10 или менее сотрудников (в штате по трудовому договору, а также по гражданским договорам – кроме самозанятых и ИП), то ЕФС-1 можно сдавать на бумаге. Если больше — только в электронной форме.

Отметки об инструктаже

С вновь принятыми работниками проводятся:

• вводный инструктаж по охране труда и первичный инструктаж по охране труда на рабочем месте;
• вводный противопожарный инструктаж и первичный противопожарный инструктаж на рабочем месте;
• вводный инструктаж по гражданской обороне;
• инструктаж по действиям в чрезвычайных ситуациях.

Отметки о проведении инструктажей обычно делаются в специальных журналах, но при использовании типового трудового договора их можно проставить в этом договоре.

Отчетность по НДФЛ и страховым взносам

Работодатель обязан уплачивать за работника НДФЛ и страховые взносы, а также сдавать по ним отчетность в налоговую инспекцию:

• ежеквартально – форму 6-НДФЛ и расчеты по страховым взносам;
• ежемесячно – форму «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (можно не сдавать в первый месяц квартала, когда сдается расчеты по страховым взносам);
• дважды в месяц по НДФЛ и ежемесячно по страховым взносам – уведомления о суммах этих платежей для их списания с единого налогового счета.

Отчетность о страховых взносах «по травматизму» представляется в Социальный фонд России ежеквартально в составе формы «ЕФС-1».